Het wijzigen van een extension
De invulvelden voor het wijzigen van een extensie worden hieronder per sectie besproken. De velden waar niets over vermeld wordt kunnen in de huidige instelling blijven staan.
De Extension properties zijn bij de vorige stap al goed ingesteld. Bij Mappings kunt u aangeven wat er met een binnenkomend gesprek moet gebeuren. Hierbij zijn er zes opties mogelijk, waarbij we er op dit moment drie bespreken:
- Dial - hiermee kunt u instellen welk toestel overgaat als het nummer gebeld wordt.
- Voicemail - als u hier een account invult (en het e-mailadres ingevuld is bij dat account) worden voicemailberichten als .wav bestand naar dat e-mailadres verzonden. Na een voicemail kunt u verder niets meer toevoegen.
- GoTo - Hiermee springt de beller naar een ander telefoonnummer met alle instructies die daaraan gekoppeld zijn. Na een GoTo kunt u verder niets meer toevoegen.
Let op: u kunt dus of een Voicemail of een GoTo instellen.
Een van de meest voorkomende situaties is de volgende: eerst stelt u in welke telefoon in eerste instantie overgaat, waarna u een overloop naar de receptie instelt.
- Selecteer Dial uit het pulldownmenu
- Selecteer een Account uit het pulldownmenu
- Stel het aantal seconden in dat de telefoon moet overgaan
- Vul een CallerID Name in (dit verschijnt in beeld bij de receptioniste). Dit CallerID moet beginnen met FW (forward) .
- Selecteer in het tweede setje weer Dial - let op: er is nu een mogelijkheid " afterwards" en "at the same time" bij gekomen
- Selecteer Afterwards - dit betekent dat het account dat als tweede ingesteld wordt, pas overgaat als na het ingestelde aantal seconden de eerste account niet opgenomen heeft
- CallerID is in dit geval niet nodig, er is immers al doorverbonden naar de receptie
- [Save] uw instellingen.
Er kan dus oneindig gevarieerd worden met deze instellingen. U kunt bijvoorbeeld drie telefoons instellen die tegelijk overgaan, waarna het gesprek doorgeschakeld wordt naar de receptie als er niet opgenomen is na het ingestelde aantal seconden. U krijgt meer invoermogelijkheden als u op het knopje [more] klikt. Houd er wel rekening mee dat na een Voicemail of GoTo er geen andere acties meer kunnen volgen. Om een bestaande mapping weg te halen dient u het veld account leeg te maken (in het pulldown menu helemaal bovenaan).
Doorschakelingen naar bijvoorbeeld een receptie op meerdere manieren. Met een Dial kan dit slechts naar 1 toestel, met een GoTo kan bijvoorbeeld ook een wachtrij worden gestart zodat meerdere telefoontoestellen bij de receptie de gespekken kunnen opnemen.
Let op : bij interne nummers is het niet aan te raden een overloop naar de receptie in te stellen. U heeft dan kans dat de beller in een oneindige doorschakeling komt, want de receptie schakelt de telefoontjes door naar het interne nummer.
Het veld Only if time is u wellicht opgevallen. Hiermee kunnen instellingen gedurende bepaalde dagen en uren gelden. Informeer bij SpeakUp naar de mogelijkheden.